W każdej firmie nadchodzi moment, że mnogość zadań jest tak wielka, że pojawia się potrzeba ich oddelegowania. Z pomocą w takim przypadku przychodzi wirtualna asystentka. Jednak jej wybór nie jest tak łatwy, jak może na początku się wydawać. Dlaczego?

Jakiego rodzaju pomocy w prowadzeniu firmy potrzebujesz?

Ponieważ po pierwsze zakres ich usług oraz cennik jest tak różnorodny i szeroki, że należy oszacować kogo tak naprawdę poszukujemy. Czy wirtualnej asystentki, wirtualnego office managera, wirtualnej managerki, a może wirtualnego web managera? Brzmi pokrętnie? Tylko na początku. Asystentki specjalizują się w różnych obszarach i mogą wesprzeć firmy w bardzo wielu zadaniach. To właśnie od firmy zależy, jakie zadania zostaną zlecone. Czy typowe czynności asystenckie, czy samodzielne prowadzenie projektów, a może coś innego? Umiejętności i doświadczenie poszczególnych asystentek również będą miały znaczenie.

Jak wybrać wirtualną asystentkę?

Oprócz specyfiki obsługiwanych klientów, zakres zadań będzie również zależał od przyjętej formuły pracy. Czy zatrudniona wirtualna asystentka lub managerka pracuje na stałe dla jednego klienta, a także czy portfel klientów jest bardziej rozbudowany. Ważny jest też aspekt pracy stacjonarnej lub wyboru pracy online.

Aby bardziej rozjaśnić, jak wygląda zakres stanowisk w branży wirtualnych asystentek, podział wygląda następująco:

  • General VA (ogólne wirtualne asystentki)
  • Wirtualne Asystentki ze specjalizacją
  • Wirtualny Office Manager
  • Wirtualny Web Manager / Web Assistant
  • Wirtualna Managerka

Sam podział obowiązków można podzielić na:

  • zadania marketingowo – sprzedażowe,.
  • administrację,
  • zadania kreatywne,
  • research i badania,
  • zadania concierge,
  • zadania z zakresu rozwoju osobistego i tzw. lifestyle management:

Jednak jest to zaledwie ogólny zarys obowiązków Wirtualnej Asystentki. Każde zadania ustalane są bezpośrednio między zatrudnioną asystentką, a firmą zlecającą. Są to z pewnością zadania, które będą możliwe do wykonania nawet dla początkującej wirtualnej asystentki lub nastawionej na specjalizację i bardzo wąską grupę odbiorców. Wirtualna asystentka, może być ukierunkowana na konkretną specjalizację (lub nawet 2-3), w której wesprze przedsiębiorcę w szczególny sposób.

Wirtualny Office Manager vs. Wirtualna Managerka

Do głównych działań Wirtualnego Office Managera należą:

  • zarządzanie biurem,
  • wsparcie w kontraktowaniu innych specjalistów
  • ewentualnie zarządzanie grupą lub projektem
  • a także w zmniejszonym zakresie wykonywanie roli project managera.

Wirtualna Managerka, zaś w głównej mierze zajmuje się:

  • zarządzaniem wszystkimi elementami firmy, tak by przedsiębiorca mógł skupić się już tylko na wzroście i pracy z klientami,
  • koordynuje projekty,
  • szuka rozwiązań najlepszych dla biznesu swojego klienta,
  • opracowuje strategie i content,
  • szuka podwykonawców i nadzoruje wykonanie poszczególnych elementów projektu.

Jest niejako połączeniem wirtualnej asystentki. Rozróżnienie tych stanowisk pozwoli Ci nie tylko oszacować zapotrzebowanie w firmie na oddelegowanie określonych zadań, ale i wybrać odpowiednią osobę do ich wykonywania, szczególnie rozumiejąc zakres poszczególnych obowiązków na danym stanowisku.

Praca Office Managerki w Polskim Stowarzyszeniu Public Relations podczas PSPR DAY 2021.